RUS

Автоматизированная информационная система «Экспедитор»

Компании, которая доставляет воду по городу, сделали автоматизированный диспетчерский комплекс. Диспетчерский комплекс — это информационная система из логистического модуля и приложений. Она прокладывает маршруты, собирает данные о клиентах и помогает более точно прогнозировать время доставки.

Задачи, над которыми работали:

Демонстрация возможностей системы логистический модуль диспетчера + взаимодействие с системой для клиентов.

С какой проблемой пришел клиент

Клиент хотел зарабатывать больше, но понимал, что если запустит рекламную кампанию и приведет больше клиентов, то его сложившаяся система не выдержит. Критическая мощность старой системы — всего 700 адресов в день и 10 экипажей на маршруте. В процессе поиска решений этой задачи, мы нашли слабые места, неочевидные для самого заказчика и создали информационную систему, которая состоит из веб-приложения для диспетчеров и мобильных приложений для экипажа и клиентов. Эта система автоматически рассчитывает маршруты, помогает справиться с нагрузкой в 3 500 адресов в день и рассчитана на работу до 40 экипажей. Это не значит, что после внедрения системы, компания сразу будет обрабатывать столько адресов, клиентов еще нужно найти. Это значит, что система может столько обработать. Чтобы доставлять больше, им нужно провести рекламную кампанию, привлечь больше клиентов и водителей. Через месяц после введения системы, компания доставляет как и раньше, но делает это быстрее, точнее и, следовательно, дешевле. Расскажем подробнее о создании информационной системы.

Как решали

Прежде чем мы приступили к созданию всех приложений, проанализировали внутренние процессы: поговорили с руководителями и сотрудниками, разобрали бизнес-процессы, поездили вместе с экипажами по маршрутам. После месяца анализа мы нашли три слабых места: Для начала нам нужно разобраться с этими слабыми местами. Чтобы снизить стоимость доставки, нужно было понять почему доставка так дорого стоит, автоматизировать маршрутизацию и научить систему рассчитывать доставку с точностью до 30 минут. Все это решается с помощью приложений для диспетчеров, экипажей и клиентов — и образует информационную систему. Вот как она работает.

Приложение для диспетчеров

Мы начали работу с создания приложения, в котором диспетчеры смогли бы формировать списки заказов, составлять маршрутные листы для экипажей, отслеживать статусы заявок и расположение автомобилей на карте. По плану именно это поможет прогнозировать доставку точнее.
И главное — собирать информацию о клиентах в отдельную базу.

Никита, разработчик: «Пока мы ездили вместе с экипажами по маршруту, обратили внимание, что вся информация о клиенте — часто у экспедитора в голове. Но система каждый раз строит разные маршруты и экипажи едут к незнакомым клиентам. Поэтому им приходится ориентироваться на местности: выяснять где парковаться, на какой этаж нести и опасаться ли собак. Вторая причина долгой доставки — экспедиторы готовят документы на месте, когда уже приехали, а не в пути.»

Уже в поле оказалось, что долгое и непрогнозируемое время доставки — именно из-за отсутствия информации о клиенте. Из 4 часов смены, 1,5 часа — это дорога, а 2,5 — «последняя миля», когда экспедитор несет воду от машины к двери. Об этом не знали даже наши заказчики.

Для продвинутых пользователей

Чтобы управлять доставкой, клиент уже работал на информационной системе: устаревшей, тяжелой, без API и автоматизации. У него не было бюджета на создание новой системы с нуля, поэтому мы решили настроить наш функционал сверху. Всегда есть место компромиссу. Несмотря на явную проблему со сбором информации о клиентах, основной модуль приложения — логистический. Это такая программа, которая автоматически планирует маршруты в зависимости от количества заявок и экипажей на линии. Раньше этим занимался логист, прикидывая в голове, как лучше построить маршруты, и часто ошибался, потому что у любого человека в распоряжении меньше информации, чем у информационной системы.
Например, раньше водители, которые работали в центре доставляли по 60 адресов, а в удаленном районе — всего 20, потому что им составляли такие маршрутные листы. Казалось, что чем дальше район, тем дольше до него ехать. Но на деле оказалось как мы уже писали — дольше доносить воду от машины до клиента. Программа сама составляет маршрут, но у логиста есть ряд крутилок: время на заказе, время на доставку, перекидывать маршруты между экипажами или привязывать конкретные маршруты к конкретным экипажем. Это нужно для того, чтобы планировать маршруты для конкретных экипажей.
Научили приложение выводить статистику для руководства: по заказам, клиентам, среднему чеку и тепловой карте с распределением заказов по карте.

Мобильные приложения

Для экипажей и клиентов сделали свои мобильные приложения.

Приложение экипажа

Сообщает экспедитору информацию о маршрутах и деталях доставки. Формирует ближайшие цели и показывает что конкретно нужно сделать: забрать столько-то товара со склада, важные детали заказа, успеть к конкретому времени. Выводит статистику доставленных заказов. Посчитанный маршрут можно сгрузить в удобное навигационное приложение. Сейчас экспедиторы используют 2gis.
Здесь решается проблема сбора информации о клиентах. Раньше на один и тот же адрес ездил один и тот же водитель, но если он уходил или его кто-то заменял — время доставки увеличивалось, потому что новый водитель не знал куда идти, в какой звонок звонить, с какой стороны здания парковаться. Плюс, водители могли уйти к конкуренту со своей базой заказчиков и в такой системе не было ощущения работы с брендом, это скорее работа с конкретным экспедитором. Теперь вся информация о деталях доставки записывается в приложении и сохраняется в общей базе. А чтобы экспедитор не увел базу номеров клиентов, он звонит сразу через приложение, не видя его номер.
Если экипаж попадает в ДТП, то они звонят диспетчеру и если есть время и место у других экипажей, они забирают оставшийся заказ. Если нет, то недовезенный заказ распределяется между остальными экипажами на следующий день. Чтобы все экспедиторы работали по приложению, а не пытались установить его на свой телефон, заказчик купил партию телефонов с предустановленным приложением. Так что переход централизованный — как в армии.
Детали о клиенте. Теперь у водителя нет контактов, связь происходит через приложение. Это нужно для того, чтобы водители не уводили клиентов с собой в новую компанию.

Приложение клиента

Помогает заказать воду без нужды заходить на сайт или разговаривать с диспетчером по телефону. В нем можно сделать заказ, выбрать желаемый день и время доставки или вообще отменить заказ. Так как воду обычно заказывают в тех же объемах и на тот же адрес, то процесс упростился в несколько раз — клиенту нужно всего лишь повторить предыдущий заказ, выбрав дату и время. Все очень просто, понятно и удобно. Обычно хорошим приложениям и интерфейсам не хватает именно этого.
В общем, здесь три удобства для клиента:
1 из
Заказ оформляется на одном окне в 2-3 нажатия История заказов доставки воды через приложение/сайт/телефон Клиент может отменить заказ даже за 5 минут до доставки. Программа автоматически пересчитывает маршрут экипажа

Создать продукт целиком или запустить стартап?

☞ Заказать команду на аутсорс